KVKK Politikalarımız

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20. Maddesi uyarınca, herkes kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel verileri hakkında bilgilendirme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Bununla birlikte, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ile kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir.

Emir Varlık Yönetim A.Ş (“ŞİRKET”) olarak kişisel verilerinizin korunması hususu şirketimizin temel öncelikleri arasında yer almaktadır. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin tüm süreçlerini; başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere ilgili ikincil mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan rehberler ve ilgili diğer yasal düzenlemeleri güncel olarak takip edip bu doğrultuda gerekli revizyon işlemlerini sağlayarak bu süreci yürütmektedir.

Şirketimiz, yürüttüğü faaliyetler kapsamında sizlere daha iyi bir hizmet sağlamak amacı ile elde ettiği tüm kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesine, doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına, belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesine, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasına ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesine azami özen göstermektedir.

Bu doğrultuda Şirketimiz, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”) çerçevesinde kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirket veri işleme faaliyetlerinin KVKK’da yer alan düzenlemelere uyumu bakımından temel prensiplerini açıklamakta ve ilgili kişileri (Ürün ve Hizmet Alan Kişi, Borçlu, Davalı, Kefil, Vekil, Temlik Alan Kişi, Ödeme Yapan Kişi, Operasyon Yetkilisi, Takip Memuru, Potansiyel Ürün ve Hizmet Alıcısı, Çalışanlar, Çalışan Adayları, Stajyer, Ziyaretçiler, Tedarikçi Çalışanları, Tedarikçi Yetkilileri, Hukuk Bürosu Sahibi, Çalışan ve Yetkilileri, Hissedar/Ortak, Çalışan Yakını, Çalışan Adayının Yakını, Acil Durumda Ulaşılacak Kişi, Bakmakla Yükümlü Olunan Kişi, Danışman, Eğitmen ve Referans Kişisi) bilgilendirmektedir.

2. POLİTİKANIN AMACI

Bu Politikanın temel amacı, Şirketimiz tarafından hukuka ve ilgili mevzuata uygun bir şekilde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen prosedürler konusunda açıklamalarda bulunmak ve bu kapsamda İlgili Kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. Buna ilaveten, hazırlanan bu KVK Politikası ve diğer yazılı politikalar, KVKK ve kişisel veri güvenliğine ilişkin diğer ilgili yasal düzenlemelere uyum ilkemizi sürdürülebilir kılmayı amaç edinmektedir.

3. POLİTİKANIN KAPSAMI

Bu Politika; Emir Varlık Yönetim A.Ş. nezdinde işlenen kişisel verileriniz ile ilgili; kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ilkeleri, işlenme yöntemleri ve bu verilerin işleme amaç ve şartları ile yurt içinde ve yurt dışına aktarımı, imhası ve işlenen veriler üzerindeki haklarınıza dair uygulama ve esaslar aşağıda sizlere bildirilmektedir.

4. ERİŞİM VE GÜNCELLEME

Politika Şirketimizin internet sitesinde yer alan ……… başlığı altında yayımlanır ve İlgili Kişilerin erişimlerine sunulur ve gerektiğinde güncellenir. (Topladığımız ve işlediğimiz kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin İşlenmesi Kanunu 4. Maddesi gereğince doğru ve gerektiğinde güncel olması gerekmektedir. Bu nedenle, kişisel verilerinizde herhangi bir değişiklik meydana gelmesi halinde, güncel ve doğru kişisel bilgilerinizi internet sitemizde yer alan Aydınlatma Metninde açıklanan yöntemler ile bildirebilirsiniz.)

Şirketimiz, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

5. TANIMLAR

6. KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

Emir Varlık Yönetim A.Ş. Nezdinde; Emir Varlık Yönetim A.Ş. ’nin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVKK’nın Kişisel verilerin işlenme şartları başlıklı 5. Maddesinde ve Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları başlıklı 6. maddesinde belirtilen kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen;

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

b)Doğru ve gerektiğinde güncel olma.

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.

ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.

d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

ilkeleri olmak üzere, KVKK’da belirtilen genel ilkelere ve KVKK’da düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve bu Politika kapsamındaki ilgili kişilerin (Ürün ve Hizmet Alan Kişi, Borçlu, Davalı, Kefil, Vekil, Temlik Alan Kişi, Ödeme Yapan Kişi, Operasyon Yetkilisi, Takip Memuru, Potansiyel Ürün ve Hizmet Alıcısı, Çalışanlar, Çalışan Adayları, Stajyer, Ziyaretçiler, Tedarikçi Çalışanları, Tedarikçi Yetkilileri, Hukuk Bürosu Sahibi, Çalışan ve Yetkilileri, Hissedar/Ortak, Çalışan Yakını, Çalışan Adayının Yakını, Acil Durumda Ulaşılacak Kişi, Bakmakla Yükümlü Olunan Kişi, Danışman, Eğitmen ve Referans Kişisi)

• Şirketimiz tarafından yürütülen ticari faaliyet gereklerinin yerine getirilmesi,
• İş ortaklarımız ile yürütülen işlerin icrası ve referans ilişkilerinin yönetimi,
• Kamu Kurum ve bütün otoritelerce öngörülen bilgi paylaşımı, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Yasal mevzuattan kaynaklanan bilgi ve belge saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• İletişim, pazar araştırması ve satın alma operasyonlarımızın yürütülmesi,
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi,
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi,
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi,
• Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
• Talep / Şikayetlerin Takibi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Amaçlarıyla ve VERBİS’ e bildirilen diğer amaçlar dahilinde 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde

• Şirketimizde
• Kimlik Bilgileri
• İletişim Bilgileri
• Özlük Bilgileri
• Hukuki İşlem Bilgileri
• Müşteri İşlem Bilgileri
• Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri
• İşlem Güvenliği Bilgileri
• Risk Yönetimi Bilgileri
• Finans Bilgilerin
• Mesleki Deneyim Bilgilerine
• Görsel Ve İşitsel Kayıtlar
• Sağlık Bilgileri
• Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri

İlişkin kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler işlenmektedir.

Emir Varlık Yönetim A.Ş., Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, hukuki sebebi, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları, veri konusu kişi grupları ve saklama süreleri yer almaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER

Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun İşleme

Şirketimiz, kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilecek her türlü işlemde hukuka ve dürüstlük kurallarına ve KVKK Madde 4’de yer alan ilkelere uygun olmayı temel ilke edinmiştir. Bu kapsamda şeffaflık ilkesini benimseyerek toplanan kişisel verilerin kullanım amacı hakkında İlgili Kişilere Politika ve Web sitemizde yer alan diğer metinler aracılığıyla bilgilendirmede bulunmaktadır.

Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

İşlediğimiz kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin İşlenmesi Kanunu 4. Maddesi gereğince doğru ve gerektiğinde güncel olması gerekmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri işleme faaliyetini yürütürken, işlediği kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik sistem ve sürece sahiptir. Kişisel verilerinizde herhangi bir değişiklik meydana gelmesi halinde, güncel ve doğru kişisel bilgilerinizi Şirketimize başvuruda bulunarak bildirebilirsiniz.

Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz, kişisel veri işleme amacını meşru ve hukuka uygun sınırlar içerisinde açık bir şekilde belirlemekte ve Politika ve diğer metinler aracılığıyla kişisel veri işleme faaliyeti henüz başlamadan İlgili Kişilerin bilgisine sunmaktadır.

İşlendikleri Amaçlarla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz, kişisel verileri, faaliyet konusu ile bağlantılı ve sınırlı bir biçimde faaliyetin yürütülmesi için gerekli amaçlar dahilinde ölçülü olarak işlemektedir. Bu kapsamda veri işleme faaliyetini yürütürken amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan ve şu an/ileride ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemekten özenle kaçınmaktadır.

İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda öncelikle kişisel verinin saklanması için ilgili mevzuatta bir sürenin belirlenip belirlenmediği tespit edilmekte, bir süre belirlendiyse bu süreye uygun işlem yapılmakta, özel olarak bir süre belirlenmemiş ise her kişisel verinin işlendiği amaç için gerekli olan süre belirlenerek bu süre kadar muhafaza edilmektedir.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine yönelik politikası hazırlamakta ve uygulamaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Şirketimiz, kişisel verileri ancak KVKK’da yer alan veri işleme şartlarının varlığı halinde, hukuka uygun olarak belirli açık ve meşru amaçlar ile ve bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek işlemektedir.

KVKK ‘nın 5. Maddesinin 2. Fıkrasında yer alan hüküm doğrultusunda aşağıda yer alan şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

halinde açık rıza olmaksızın işlenebilmektedir.

Açık Rıza

Kanun’un 3. maddesinde açık rıza; “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” şeklinde tanımlanmıştır. Ayrıca Anayasa’nın 20. maddesinin 3. fıkrasında, kişisel verilerin, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebileceği hüküm altına alınmıştır. Açık rıza, 6698 sayılı Kanun’da hem özel nitelikli kişisel veriler, hem de özel nitelikli olmayan kişisel veriler bakımından temel hukuka uygunluk sebebi olarak öngörülmüştür.

Şirketimizce bu doğrultuda özgür irade ile beyan edilen ve ispatlanabilir şekilde alınmış (yazılı, elektronik ya da kayıt altına alınmış sözlü olarak) açık rızalar alınmak suretiyle kişisel veriler işlenmektedir.

Kişisel veri işleyen süreç yöneticileri, işledikleri kişisel veriler toplanırken ilgili ilgili kişinin açık rızasının varlığının ve geçerliliğinin kontrolünü sağlamakla yükümlüdür.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirketimiz, işlendiğinde kişilerin daha büyük mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle KVKK tarafından “özel nitelikli” olarak belirlenmiş olan ‘’ Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri’’ açısından kişisel verilerin işlenme süreçleri ve korunması süreçlerinde azami hassasiyet göstermekte olup, özel nitelikli kişisel verilere ilişkin kabul edilen ilkeler, Politikada ayrıca ele alınmıştır.

Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası yok ise ancak Kurul tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla KVKK’nın 6. Maddesinin 3. Fıkrasında düzenlenen ve aşağıda belirtilmiş olan durumlarda işlenebilmektedir.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, aşağıdaki hallerde mümkündür:

• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
• Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması

Halinde özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir.

9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Emir Varlık Yönetim A.Ş. , İlgili Kişilerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve bu Politika ’da belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarabilecektir.

Toplanan kişisel verileriniz; mevzuat hükümlerinin zorunlu kıldığı veya izin verdiği kişi, kurum ve kuruluşlar ile yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere; şirketimiz faaliyetlerini ve iş süreçlerini devam ettirmek için işbirliği yaptığımız iş ortaklarımıza, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu, Sermaye Piyasası Kurumu, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası, MASAK, Türkiye Bankalar Birliği Risk Merkezi, GİB, Hazine Müsteşarlığı, SGK, gibi otoriteler, bakanlıklar, yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarına, mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yaptığımız danışman, kuruluş, taraflar, KKB ve FINDEKS dahil destek hizmeti kuruluşları ve anlaşmalı kuruluşlara, finans kuruluşlarına, bağımsız denetim şirketlerine, ödeme sistemleri kuruluşlarına, kart kuruluşlarına ve bankalara, anlaşmalı avukatlara, çağrı merkezlerine, şirketimiz adına kişisel veri işleyen yurt içi ve/veya yurt dışında depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, yazılım, bulut bilişim vb.) vs. alanlarında destek aldığımız hizmet sağlayıcılarımıza 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. Önemle belirtmek isteriz ki, kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.

10. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI

Şirketimiz, İlgili Kişilerin haklarına büyük önem ve değer vermekte ve bu haklarını kullanmalarına imkân ve olanak sağlamaktadır. Şirketimiz tarafından, ilgili kişilerin taleplerini kolayca iletebileceği bir “Veri Sorumlusuna Başvuru Formu” hazırlanıp internet sitemizde yayımlanmıştır. Ancak İlgili Kişilerin bu formun kullanması zorunlu değildir. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun yapılan her başvuru değerlendirmeye alınacaktır.

Herkes, Şirketimize başvuruda bulunarak kendisiyle ilgili;

a) Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

Haklarına sahiptir.

Başvuru Yöntemi ve Adresi

Tarafımıza iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Yanıtlarımız, Veri Sorumlusuna Başvuru Formunda başvurucu tarafından belirtilen bildirim şekli esas alınarak gönderilmektedir.

İlgili Kişiler; KVKK’nın 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; Şirketimizin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içerisinde ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içerisinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.

Başvurular kural olarak ücretsiz yapılmaktadır. Ancak ilgili kişilerin talep ettiği işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Şirketimiz tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

11. İLGİLİ KİŞİLERİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Şirketimiz, KVKK 10. maddesindeki düzenlemesine uygun olarak, ilgili kişileri kişisel verilerin elde edilmesi süreci ile ilgili olarak bu Politika ve internet sitemizde yer alan Aydınlatma Metni ve diğer metinler aracılığıyla aydınlatmaktır. Bu kapsamda Şirketimiz, veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ve ilgili kişinin diğer hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir. İlgili Kişinin KVKK’da belirtilen haklarını kullanabilmesi amacıyla bir Veri Sorumlusuna Başvuru Formu oluşturulmuştur.

12. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ESASLAR

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için alınan başlıca teknik tedbirler şu şekildedir:

• Şirketimiz bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
• Teknik konularda bilgili ve tecrübeli personel istihdam edilmektedir.
• Teknik konularda ilgili departmanlar kurulmuştur.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği yetkili birim/kişiye raporlanmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programı kullanılmaktadır.
• Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• Şirketimiz bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme teknik tedbirleri kullanılmaktadır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmekte, eski çalışanların hesapları kapatılmaktadır.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanılmaktadır.
• Sahte yazılım ve donanım kullanımından şiddetle kaçınılmaktadır. Kullandığımız tüm ürünlerimiz orijinal ve lisanslıdır.

Bu çerçevede, Kurul tarafından belirlenen ve aşağıda yer alan teknik tedbirler konusunda Şirketimiz sürekli ve sürdürülebilir nitelikte çalışmalar yapmaktadır:

• Yetki Matrisi
• Yetki Kontrol
• Erişim Logları
• Kullanıcı Hesap Yönetimi
• Ağ Güvenliği
• Uygulama Güvenliği
• Şifreleme
• Sızma Testi
• Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri
• Log Kayıtları
• Veri Maskeleme
• Veri Kaybı Önleme Yazılımları
• Yedekleme
• Güvenlik Duvarları
• Güncel Anti-Virüs Sistemleri
• Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme
• Anahtar Yönetimi

İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için alınan başlıca idari tedbirler şu şekildedir:

• Personelimiz, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
• Şirketimizin iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’da belirtilen veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütülen faaliyet özelinde incelenmektedir.
• Şirketimiz ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelerle, Şirketin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı artırılmaktadır.
• İş birimlerimiz esas alınarak belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulamaya geçilmektedir. Bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler Şirket içi politikalar ve eğitimler ile hayata geçirilmektedir.
• Faaliyet bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirketimiz içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
• KVKK ve ilgili diğer düzenlemelere ilişkin iş ve işlemlerin takibinde kolaylık ve uyum için oluşturulmuş olan Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından takip edilmektedir.
• Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı üçüncü kişiler ile kurulan sözleşmelere, aktarılan kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerin alınacağına ve kendi kuruluşlarında da bu tedbirlere uyulmasının sağlanacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

Bu çerçevede, Kurul tarafından belirlenen ve aşağıda yer alan idari tedbirler konusunda Şirketimiz sürekli ve sürdürülebilir nitelikte çalışmalar yapmaktadır:

• Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması
• Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.)
• Sözleşmeler (Veri Sorumlusu- Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu- Veri İşleyen Arasında)
• Gizlilik Taahhütnameleri
• Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler
• Risk Analizleri
• İş Sözleşmesi, Disiplin Yönetmeliği (Kanuna Uygun Hükümler İlave Edilmesi)
• Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)
• Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)
• Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim

Çalışanlarımızın, Kişisel Verileri Koruma Alanında Farkındalıklarının Artırılması ve Denetimi

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını güvenli bir şekilde sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için gerekli eğitimler ve toplantılar düzenlenmesini sağlamaktadır.

Şirketimiz bünyesinde bulunan mevcut çalışanların, kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın artırılmasında konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Şirketimiz tarafından, KVKK ile özel nitelikli olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen kişisel veriler hassasiyetle korunmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz tarafından kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, ilgili yasal düzenleme ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler” kararı baz alınarak belirlenmiş olup, özel nitelikli kişisel verilerin korunması bakımından özenle uygulanmaktadır.

Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda İzlenecek Süreç

Şirketimiz, işlediği kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde, bu durumu en geç 72 saat içerisinde Kurula ve ilgili kişiye/kişilere bildirecektir .

Kurul tarafından gerekli görülmesi halinde bu durum, Kurul’un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

Kişisel Veri Envanteri

Şirketimizin her birimi, güncel bir kişisel veri işleme envanteri oluşturmaktadır. Birim yöneticisi bu envanterin doğruluğundan, güncelliğinden ve gerektiğinde irtibat kişisine ibrazından sorumludur. Envanterlerin doğru tutulması, kişisel verilerin korunmasına ilişkin güncel Şirket politikasının uygulanması ve kişisel verilerin korunması konusundaki güncel gelişmeler daima takip edilir.

13. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Şirket olarak, ilgili mevzuatta öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatta belirtilen süre kadar saklamaktayız. Buna ilaveten saklama sürelerinin belirlenmesinde, ilgili sözleşmelerden kaynaklı yükümlülüklerimiz, idari ve hukuki anlamdaki sorumluluklarımız/yükümlülüklerimiz de gözetilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve şirketin belirlediği saklama süresinin de sonuna gelindiğinde, bu kişisel veriler silinmekte ve yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi amacıyla yedeklenmektedir. Bu durumda kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişim sağlanmamaktadır. Kişisel veriler, Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenen süreler sona erdikten sonra yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

İşlenen kişisel veriler ve kişisel veri envanterleri 6 aylık periyotlar halinde gözden geçirilmekte ve silinmesi/yok edilmesi gereken kişisel veriler 6 aylık periyodik imha süreleri içerisinde silinerek/imha edilerek işlem tutanak altına alınmaktadır.

14. KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KOMİTESİ

Şirket, kişisel verilerin korunması hukuku çerçevesinde irtibat kişisi atamıştır. Şirket birimleri çalışanları arasından ………. kişilik bir Komite oluşturulmuştur. Kişisel Verileri Koruma Komitesi’ne (“Komite”) Şirket irtibat kişisi başkanlık etmektedir.

İrtibat kişisi, idari ve teknik tedbirler konusunda Komite görüş ve tavsiyeleriyle hareket etmektedir. İdari ve teknik tedbirler konusunda Komite tarafından belirlenen ilkeler dikkate alınmaktadır. Komite, Şirket kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumluluğu için gereken çabayı sarf etmektedir. İrtibat kişisi, kişisel verilerin korunması hukuku kapsamında sorumlu olduğu Şirket birimlerini denetlemektedir. Bu denetimler sonucunda gerekli durumlarda ilgili birimleri uyarmakta ve üst yönetimi durumdan haberdar etmektedir.

İrtibat kişisi Şirket’e yapılan ilgili kişi başvurularının yasal süreler içerisinde ve usule uygun şekilde cevaplandırılması konusunda koordinasyonu sağlamaktadır. İrtibat kişisi, Şirket’in, Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile olan ilişkilerini yönetir.

15. YÜRÜTME

Politika, şirket yönetim kurulu/yetkili organlar tarafından kabul edilip duyurulma tarihinden itibaren yürürlüğe girer.